Stworzenie dashboardu wydaje się całkiem proste na pierwszy rzut oka: znaleźć główne mierniki i wprowadzić je w łatwe w użyciu, kompatybilne technologicznie narzędzie (najlepiej połączone z hurtownią danych). Działanie w ten sposób najpewniej zakończy się jednak porażką, gdyż budowa dashboardu wymaga znacznie lepiej przygotowanego działania.
Nie bez powodu powstało wiele metodyk, które krok po kroku opisują, w jaki sposób inicjatywę stworzenia dashboardu przeprowadzić z sukcesem. Są to m.in.:
– zrównoważona karta wyników (ang. Balanced Scorecard, w skrócie BSC),
– ekonomiczna wartość dodana (ang. Economic Value Added, EVA) w ramach zarządzania przez wartość (ang. Value Based Management, VBM),
– system zarządzania procesami biznesowymi (ang. Business Process Management System, BPMS) w ramach Six Sigma.
Wszystkie dostępne metodyki mają wspólne elementy, dzięki którym końcowy sukces jest bardziej prawdopodobny. Oto one:
Określenie zakresu projektu
Aby maksymalizować potencjalny zwrot z inicjatywy budowania dashboardu, należy zacząć od podstaw, czyli wystartować z projektem, definiując na początku jego zakres. Czy będzie to dashboard departamentu (IT, Sprzedaży czy innej funkcji), na poziomie całego przedsiębiorstwa czy może kombinacja obu powyższych? Czy ma to być dashboard dla pojedynczych pracowników, który przenosi cele organizacji i ich miary na najniższy indywidualny poziom? Następnie należy przystąpić do wybrania członków zespołu projektowego oraz identyfikacji głównych interesariuszy, gdyż nie jest to projekt, który można wykonać pokątnie i dostarczyć, gdy będzie ukończony.
Zrozumienie strategii
Ważnym krokiem jest zrozumienie całościowej strategii organizacji. Z uwagi na to, że celem dashboardu jest umożliwienie przedsiębiorstwu skutecznej realizacji strategii, niezbędnym elementem jest właśnie jej zrozumienie. Dashboard mierzy sukces jej wykonania i identyfikuje obszary, które potrzebują uwagi.
Wybór KPI-ów
Rozumiejąc strategię, jesteśmy w stanie wybrać KPI-e (ang. Key Performance Indicators, czyli kluczowe wskaźniki wydajności) z nią związane. Niezależnie od stosowanej metodyki dobrze jest stworzyć odpowiednią mieszankę miar wewnętrznych i zewnętrznych, w tym natury finansowej i niefinansowej. Dzięki temu stworzymy podstawę do analizy ex post (jak nasze działania wpłynęły na wyniki, w tym wyniki finansowe?) oraz ex ante (co przyniesie przyszłość i jak na to zareagować?).
Zdefiniowanie danych
Po określeniu i zorganizowaniu KPI-ów nadchodzi czas na kolejne ważne kroki. Uzyskane miary główne są zwykle złożonymi kalkulacjami. Dla każdego KPI-u należy zidentyfikować eksperta, aby zespół wdrożeniowy wiedział dokładnie, z czego KPI się wywodzi. Głównym zadaniem, które będzie pochodną powyższego, jest identyfikacja miejsca zbierania danych składowych każdej miary. Zadanie to wywoła z pewnością dyskusję na temat dostępności, bezpieczeństwa, jakości, formatu, jednostki danych. Może się okazać, w szczególności w przypadku danych niefinansowych, że dane po prostu nie istnieją w postaci elektronicznej lub są zbierane w osobistych arkuszach. Należy zatem rozwiązać kwestię, jak te dane otrzymać. Być może muszą one zostać dodane do istniejącego systemu tak, aby były zbierane regularnie z innymi danymi. Jeśli dane są wymagane tylko przez projekt budowania dashboardu, najlepszym rozwiązaniem może okazać się udostępnianie danych wejściowych.
Określenie celów
Gdy wiadomo już, co będzie mierzone i skąd będą pochodzić dane, można przejść do następnej istotnej kwestii – określenia targetów dla każdej z miar. Żeby lepiej ocenić wyniki organizacji i ich wpływ na strategię, należy porównać aktualnie osiągane rezultaty z uzgodnionymi celami. Może być to wynik z zeszłego roku (np. celem jest poprawa zeszłorocznego rezultatu o 10%) lub benchmark sektora danej branży (np. inne przedsiębiorstwa w naszym sektorze osiągnęły marżę na poziomie 30%, więc chcemy ich wynik powtórzyć lub przewyższyć). Najłatwiej znaleźć targety dla budżetowania i planowania, gdyż są one zwykle dobrze rozwinięte, gdyż bez nich trudno jest skutecznie zarządzać. Dzięki dobrze określonym celom będziemy mogli weryfikować nasze działania porównując to co planowaliśmy z tym co faktycznie osiągnęliśmy.
Stworzenie planu działań naprawczych
Kolejnym krokiem jest stworzenie planu działań naprawczych i powierzenie odpowiedzialności za nie. Jeśli jedna z głównych miar znalazłaby się poza dopuszczalnym zakresem, należy znaleźć odpowiedź na pytanie, co można było zrobić inaczej i kto był za to odpowiedzialny. Na marginesie, jeśli na KPI nie można wpływać poprzez podejmowanie działań, nie powinien on być KPI-em.
Wybór rozwiązania IT
Nieodłącznym etapem jest określenie rozwiązania technologicznego, które będzie wspierać inicjatywę budowania dashboardu. Rozrzut jest tu duży: od odpowiednio zaprojektowanego pliku Excel do zaawansowanego rozwiązania klasy BI. Niezależnie od naszego wyboru, rozwiązanie IT musi wspierać szybkie podejmowanie decyzji poprzez odpowiednio zaprojektowaną wizualizację danych.
